Tips från kommunerna
Systematiskt och föregripande arbete har avsevärt minskat problemen med inomhusluften i Esbo

I Esbo finns en multiprofessionell inspektionsgrupp, tjänsten Tilanneseinä som kartlägger inomhusluftens läge som helhet, ett kundteam som arbetar med användarna av lokalerna och en anvisning om tillvägagångssätt vid problemsituationer som har gjort arbetet med inomhusluften systematiskt och smidigt. Antalet servicebegärandena i anslutning till inomhusluften har minskat rejält och kritiska problemobjekt uppdagas allt mer sällan.

Hej på er i Esbo! Vem är ni, vad jobbar ni med?

Jag är Maija Lehtinen, verkställande direktör för affärsverket Lokalcentralen i Esbo stad.

Jag är Taneli Kalliokoski, serviceproduktionschef i affärsverket Lokalcentralen i Esbo stad.

Hur står det till?

När det gäller inomhusluften är läget lugnt i Esbo. Antalet servicebegäranden i anslutning till inomhusluften har minskat avsevärt. Efter corona och efter semestern har endast användarna av några av byggnaderna begärt inomhusluftstjänster.

Vilken god praxis har ni i inomhusluftsärenden och hur genomförs den i praktiken?

Vi har skapat en multiprofessionell grupp som vi kallar inspektionsgruppen. Inspektionsgruppen består av experter från olika områden. bland annat en byggteknisk expert, en VVS-expert, en husteknisk expert, en expert på fastighetsskötsel och en automationsexpert. Inspektionsgruppen besöker alla platser där man inte med hjälp av fastighetsunderhåll har lyckats lösa de problem som påtalats i en anmälan om inomhusluften. Byggnaden gås igenom grundligt och i samband med inspektionen vidtas alla de åtgärder som kan vidtas omedelbart för att åtgärda situationen. Inspektionsgruppen instruerar även fastighetsskötseln om de ändringar som behövs bland annat i verksamhetsmodeller. För varje inspektionsbesök utarbetas en rapport som gås igenom på ett möte med flera experter. Inspektionsgruppen gör även enligt överenskomna kriterier förhandsinspektioner vid utvalda objekt i de situationer då man inte behandlar servicebegäranden om inomhusluften av användarna. Utifrån inspektionsgruppens observationer görs även en reparationsplan och reparationsåtgärder.

Vi ordnar en gång per månad ett evenemang som vi kallar Tilanneseinä. I evenemanget deltar alla som ansvarar för reparationer av inomhusluftobjekt och övrig verksamhet och som rapporterar om läget för objekten inom sitt delområde. Syftet är först och främst att skapa en omfattande helhetsbild av inomhusluftläget. Under evenemanget skapas också material med hjälp av vilket man kan rapportera om inomhusluftsläget bland annat till förtroendepersoner. Tilanneseinä har använts i drygt tre år och utvecklats hela tiden. Även rapporteringen har utvecklats och den har utnyttjats både i den interna och den externa kommunikationen.

Vi har anställt två projektchefer som har till uppgift att samordna och leda färdigställandet av processen för i synnerhet krävande inomhusluftobjekt på ett smidigt sätt. Projektcheferna styr helheten och ser även till att kommunikationen är uppdaterad för alla parter. 

Även det rätt nya kundteamet som består av tre kundchefer och en utvecklingschef har ökat samarbetet och diskussionen med användarna av objekten och förbättrat kundnöjdheten. Kundcheferna träffar personalen från olika sektorer och resultatenheter och lyssnar på dem samt för informationen vidare till användarna. På så sätt får vi genast information om hur ett nytt projekt eller en reparation utfallit och om användarna är nöjda med projektet.

I Esbo tillämpas en anvisning om förfaringssätt som fastställer verksamhetsmodeller för problemsituationer med inomhusluften. I anvisningen definieras bland annat ansvarsområden för olika instanser samt hela processen från att problem med inomhusluften upptäcks och avslutas med att uppföljningen efter eventuella reparationer har kunnat avslutas. Anvisningen har uppdaterats utifrån observationer och praktiska erfarenheter. Man har särskilt fokuserat på att undvika att processen ska avbrytas och på att säkerställa en smidig informationsgång i olika skeden.

Hur syns de effektiva förfarandena i kommunens vardag?

De kritiska problemobjekten har minskat, akuta evakueringar har inte förekommit under de senaste två åren.  Samarbetet med och öppenheten gentemot användarna har förbättrats märkbart. Informationen och responsen löper smidigare än tidigare.

Vad har varit viktigt för att ni har lyckats?

Vi beaktar de olika situationerna vid objekten när vi bedömer åtgärderna. I krissituationer inleds åtgärder omedelbart och de dimensioneras maximalt. Det ger arbetsro och gör det möjligt att fortsätta verksamheten vid objektet.

Vilken förändring har skett jämfört med den tid då de ovan nämnda tillvägagångssätten inte tillämpades?

Antalet servicebegäranden som gäller inomhusluften har minskat till en bråkdel av det tidigare antalet. Akuta evakueringar har inte längre behövts. Inte heller har det förekommit krissituationer. Arbetet har blivit mer systematiskt.

Vilka hälsningar skulle ni vilja skicka till andra kommuner?

Det lönar sig att reagera fort på servicebegäranden om inomhusluften och att omedelbart inleda samarbete med representanterna för användarna. Föregripande arbete på alla nivåer är nödvändigt och förbättrar informationsgången avsevärt.

Mer information: verkställande direktör Maija Lehtinen, affärsverket Lokalcentralen i Esbo stad, maija.lehtinen[at]espoo.fi och serviceproduktionschef Taneli Kalliokoski, affärsverket Lokalcentralen i Esbo stad, taneli.kalliokoski[at]espoo.fi

I artikelserien ”Tips från kommunerna” presenterar vi god praxis som kommunerna infört för att hantera problem med inomhusluften. Skicka e-post till oss på terveet-tilat(a)gov.fi om du vill dela med dig av god praxis i din kommun. Vi sprider gärna information om fungerande lösningar!