Anmälningar om fel och olägenheter

Anmälningar om fel och olägenheter liksom de åtgärder som dessa föranleder har en viktig roll i det tidiga ingripandet vid inneluftsproblem. Det bör ges anvisningar om hur anmälningar behandlas, och ansvariga bör utses för behandlingen. Med en tydlig process med låg tröskel för anmälningar kommer man snabbare igång med utredningarna, och användarna blir mer nöjda med lokalerna och underhållet av dem. Anmälningar om fel eller olägenheter bör behandlas inom den överenskomna svarstiden, och de som behandlar frågan bör ha tillräckliga kunskaper om den. Behovet av sakkunskap kan variera beroende på typen av olägenhet och orsaken till den. 

Det är viktigt att anmälningarna görs skriftligen så att de blir dokumenterade, bland annat för att vidtagna åtgärder ska kunna följas upp. Man kan till exempel ha ett elektroniskt system där anmälningar kan lämnas till en representant för fastighetsägaren. En god praxis är att den som är chef eller ansvarig för verksamheten i objektet gör anmälan eller att anmälan åtminstone förmedlas till dessa för kännedom och vid behov även till andra berörda. Anmälningsrutinerna bör vara så flexibla att vem som helst kan göra anmälan om det behövs. Om anmälaren har symtom bör hen vid behov kontakta hälsovården. 

Orsaken till en anmälan kan variera från enkla tekniska fel till symtom och mycket diffusa observationer av olika typer av olägenheter: 

  1. Tekniska skador och fel (t.ex. temperaturproblem eller vattenläckage) rapporteras med en felanmälan eller servicebegäran till fastighetsunderhållet och vid behov till andra ansvariga. 

  2. Misstankar om olägenheter som rör inomhusförhållanden eller om föroreningskällor (unken luft, lukt eller symtom förknippade med lokalerna) anmäls till fastighetsägaren och till verksamhetsutövaren eller chefen samt till övriga berörda med en olägenhets- eller inneluftsanmälan i enlighet med överenskommet förfarande. 

Ett meddelande om att anmälan mottagits skickas alltid utan dröjsmål, och meddelandet innehåller information om de åtgärder som kommer att vidtas med anledning av anmälan och en uppskattning om när åtgärderna vidtas.

Figur. Exempel på en process för hantering av fel och olägenheter

Viktigt

  • Det finns anvisningar om hur fel och olägenheter anmäls och information om anvisningarna har getts i organisationen.

  • Det finns ett klart beslut om vem som har ansvar för mottagandet av anmälningar.

  • Chefen i objektet i fråga informeras alltid om anmälningar, om det inte är chefen själv som har gjort anmälan.

  • Anmälningsförfarandet är flexibelt, det vill säga vem som helst får göra en anmälan, och anmälningarna behandlas också.

  • Anmälningar behandlas utan dröjsmål och med tillräcklig sakkunskap, och det skickas alltid ett meddelande om att anmälan tagits emot.

God praxis

  • Anmälningar som rör inomhusluften går till en enda aktör, som vidarebefordrar dem till de rätta personerna i organisationen (t.ex. fastighetsförvaltaren).

  • Det finns ett elektroniskt system i vilket information går direkt till alla berörda och dokumenteras.