Anmälningar om fel och olägenheter

Anmälningar om fel och olägenheter liksom de åtgärder som dessa föranleder har en viktig roll i det tidiga ingripandet vid inneluftsproblem. Det bör ges anvisningar om hur anmälningar behandlas, och ansvariga bör utses för behandlingen. Med en tydlig process med låg tröskel för anmälningar kommer man snabbare igång med utredningarna, och användarna blir mer nöjda med lokalerna och underhållet av dem. Anmälningar om fel eller olägenheter bör behandlas inom den överenskomna svarstiden, och de som behandlar frågan bör ha tillräckliga kunskaper om den. Behovet av sakkunskap kan variera beroende på typen av olägenhet och orsaken till den.

Anmälningar om fel och olägenheter görs ofta digitalt till fastighetsägarens representant, till exempel fastighetstjänsten. Det är viktigt med tanke på uppföljningen att anmälningarna sparas. 
En god praxis är att den som är chef eller ansvarig för verksamheten i objektet gör anmälan eller att anmälan åtminstone förmedlas till dessa för kännedom. Anmälan vidarebefordras till den part som ansvarar för underhållet av fastigheten. Vid behov vidarebefordras anmälan också till andra som ärendet gäller. Anmälningsrutinerna bör vara så flexibla att vem som helst kan göra anmälan om det behövs. Om anmälaren har symtom bör hen vid behov kontakta hälsovården.

Orsaken till en anmälan kan variera från enkla tekniska fel till symtom och mycket diffusa observationer av olika typer av olägenheter:

  1. Tekniska skador och fel (t.ex. temperaturproblem eller vattenläckage) rapporteras med en felanmälan eller servicebegäran till fastighetsunderhållet och vid behov till andra ansvariga. 
  2. Misstankar om olägenheter som rör inomhusförhållanden eller om föroreningskällor (unken luft, lukt eller symtom förknippade med lokalerna) anmäls till fastighetsägaren och till verksamhetsutövaren eller chefen samt till övriga berörda med en olägenhets- eller inneluftsanmälan i enlighet med överenskommet förfarande.

Fastighetstjänsten ska kvittera att anmälan har mottagits utan dröjsmål. Den som gjort anmälan bör också informeras om de åtgärder som kommer att vidtas med anledning av anmälan och en uppskattning om när åtgärderna vidtas. Efter att felet eller olägenheten åtgärdats är det viktigt att informera om de vidtagna åtgärderna.

Om problemet inte kan lösas med underhållsåtgärder bör utredningen fortsätta så att en expert på inomhusluft samordnar utredningen. Omfattande och komplexa problem med inomhusluften bör behandlas av den multiprofessionella inneluftsgruppen, som bedömer behovet av ytterligare utredningar och undersökningar. När utredningen av problemen med inomhusluften och åtgärderna framskrider är det viktigt att informera användarna om bland annat tidsschemat och hur processen framskrider. Efter att åtgärder vidtagits är det viktigt att följa upp resultatet av dem.

Figur. Exempel på en process för hantering av fel och olägenheter

Viktigt

  • Det finns anvisningar om hur fel och olägenheter anmäls och information om anvisningarna har getts i organisationen.

  • Det finns ett klart beslut om vem som har ansvar för mottagandet av anmälningar.

  • Anmälningsförfarandet är flexibelt, det vill säga vem som helst får göra en anmälan.

  • Det är viktigt att snabbt reagera på anmälningar om fel och olägenheter.

God praxis

  • Anmälningar om fel och olägenheter går till en enda aktör, som börjar utreda ärendet eller vidarebefordrar det till den ansvariga parten.

  • Det finns ett elektroniskt system i vilket information går direkt till alla berörda och dokumenteras. Ärendets framskridande kan följas upp via systemet.