Underhåll

Underhåll kan vara förebyggande eller avhjälpande. Det avhjälpande underhållet består i värsta fall av icke-kostnadseffektivt åtgärdande av stora problem spridda över en stor fastighetsmassa och i bästa fall av åtgärder vid sporadiska rörbrott och fel. Förebyggande underhåll är planerad och systematisk verksamhet genom vilka fastighetens konstruktioner, värde och inomhusförhållanden bibehålls på den nivå som rådde när fastigheten stod klar eller förbättras.

Förebyggande underhåll

Ett förebyggande och planerat underhåll är kostnadseffektivt och inger förtroende. När det i övervakningen av fastighetens tekniska tillstånd och förhållandena framkommer fel eller brister, görs en prioritering av de åtgärder som behövs liksom en tidsplan för arbetena. Åtgärderna genomförs enligt planen. Ett kontinuerligt förebyggande underhåll ökar medvetenheten om fastigheternas skick och underlättar bedömningen av kommande renoveringsbehov. Vid bedömning av renoveringsbehoven bör man beakta även servicenätsutredningarna. 

Underhållet bör baseras på en långsiktig plan (på finska kallad PTS) som utgår från fastighetens skick. Med utgångspunkt i denna plan väljs arbeten ut baserat på vilka som är förnuftiga med tanke på fastighetens livscykel. I slutet av fastighetens livscykel är det inte förnuftigt att exempelvis lägga ett nytt vattentak, särskilt inte om fastigheten snart ska rivs. Fastighetens skick bör dock alltid hållas på en sådan nivå att användarna inte utsätts för fara eller onödiga olägenheter. Även i objekt som håller på att tas ur drift måste underhållsarbeten utföras, och användarna bör informeras om arbetena så att de kan försäkra sig om att det är tryggt att använda fastigheten.

Användarnas behov av ändringar

I samband med en renovering är det vanligtvis möjligt att utföra små ändringar som användarna önskar. Detta förutsätter förstås att man informerar dem om den kommande renoveringen och att man diskuterar den med dem i tid. Detta ökar användarnas nöjdhet och främjar deras verksamhet. Om fördelningen av kostnaderna för ändringsarbetena kan man komma överens med användarkommunen, men det krävs att man är ute i god tid.

Användarna bör informeras om att underhålls- och renoveringssåtgärder som utförs i fastigheten också är förebyggande underhåll och att fastighetsskötarens besök i fastigheten inte betyder att något nödvändigtvis är fel eller trasigt.

Steg i processen för planering av underhållsåtgärder:

  1. På grundval av behovskartläggningar och fastighetsbesiktningar utarbetas en ram för ett arbetsprogram med uppgifter om de underhållsåtgärder som behövs.

  2. Ramen för arbetsprogrammet ska vara klar den sista september (jfr årsklockan för underhållet).

  3. Utifrån ramen väljer man genom prioritering ut de arbeten som ska utföras följande år, och det övervägs om arbetena behöver planeras.

  4. Det godkända arbetsprogrammet slås fast senast den sista november. Användarna och andra intressentgrupper, såsom representanter för städtjänsten och fastighetsskötseln, informeras om nästa års underhåll.

  5. De arbeten som ingår i arbetsprogrammet och som godkänts beställs och eventuella bygglov och planer bereds. Användarna och andra intressentgrupper, såsom representanter för städtjänsten och fastighetsskötseln, informeras om det inledande möte som ordnas i objektet inför reparationen, i tillräckligt god tid innan arbetena inleds.

  6. De utförda underhållsåtgärderna dokumenteras. 

  7. Efter att underhållsåtgärderna utförts kontrolleras kvaliteten på arbetet i ett godkännandeförfarande.  Antingen tas arbetet emot eller så underkänns det. Entreprenörerna och projekterarna överlämnar de slutliga dokumenten till beställaren.

  8. Uppgifter om fel och brister som upptäckts under användningen samlas in, och under det första årets garantibesiktning åtgärdas dessa av entreprenören.

God praxis

  • En årsklocka för underhållet görs upp med en beskrivning av hela driftsåret.

  • Så mycket som möjligt av arbetena i den långsiktiga planen utförs på en gång. På så sätt stör man användarnas verksamhet så lite som möjligt.

  • Användarna bör informeras om att underhåll är förebyggande arbete!

  • Ett inledande möte om kommande underhållsarbeten ordnas för användarna och intressentgrupperna, och information ges om mötet i tillräckligt god tid innan arbetena inleds.