Kommunikation och kommunikationsplan

Principerna för kommunikationen bör bestämmas i förväg, och man bör komma överens om vem som kommunicerar. Kommunikation som gäller olägenheter relaterade till inomhusluften handlar inte bara om att förmedla information utan också om att ömsesidigt utbyta information, åsikter och erfarenheter, så att alla parter kan få sin röst hörd och även få känna sig hörda. Genom meddelanden kan man informera om frågor som inte kräver dialog, men möten är nödvändiga när lokalanvändarna har bekymmer och frågor relaterade till säkerheten i lokalerna, om det uppstått missförstånd eller om det finns behov av att skapa samsyn om en situation.

Förtroende för det arbete som utförs för att utreda inneluftsfrågor skapas främst genom god hantering och ledning av hela processen. Kommunikation behövs för att göra processledningen synlig. Om handlingarna inte överensstämmer med orden litar man inte längre på orden. Ett av målen för kommunikationen är att bygga och upprätthålla förtroendet mellan användarna av lokalen och dem som tar hand om problemen med inomhusluften.   

Frågor att beakta vid planering av kommunikation: 

  • Hur ska de som undersöker inneluftssituationen få information av dem som använder lokalen? 

  • Om vilka frågor, i vilket skede och på vilket sätt ska information förmedlas till lokalanvändarna? 

  • Hur ska informationsutbytet och kommunikationen mellan dem som sköter frågan stärkas? 

  • Hur ska den externa kommunikationen och medierna beaktas?

Viktigt

  • Kommunikationen beaktas under hela processen.

  • Alla målgrupper för kommunikationen och deras informationsbehov identifieras.

  • God hantering och kontroll över situationen skapar förtroende, vilket utgör grund för kommunikationen.

  • Utöver meddelanden behövs möten för kommunikation och feedback.

  • Kommunikationen överensstämmer med handlingarna.

God praxis

  • En kommunikationsplan utarbetas för kommunikationen om inneluftsfrågor. 

  • Kvällsmöten ordnas med inomhusluft som tema och egna webbsidor skapas för inneluftsobjekten.

Länkar till mer material