Övervakning av förhållanden och byggnaders skick

Fastighetsägaren måste känna till fastighetens skick. En bra praxis är att genomföra regelbundna besiktningar och granskningar, till exempel fastighetsbesiktningar och kartläggningar av underhållsbehov. Regelbundna besiktningar fångar upp eventuella problem innan de uppstår eller förvärras. Förhållanden, tekniska system och fastighetsteknisk utrustning kan övervakas digitalt genom olika fjärrmätningar, även under långa perioder.

Förhållanden kan också övervakas genom att aktivt samla in feedback från användarna. Användarnas erfarenheter av inomhusmiljön och observationer om sådant som påverkar byggnadens skick och om skötseln av dem är viktiga.

Användarnas feedback

Feedback från användarna bör samlas in regelbundet och tillräckligt ofta så att man kan förvissa sig om att lokalerna och verksamheten uppfyller användarnas förväntningar. Lokalerna ska hjälpa och stödja användarna och deras verksamhet. Fastighetsägarna anstränger sig för att säkerställa lokalanvändarnas verksamhet. Genom regelbundna användarenkäter kan man på en allmän nivå få reda på missförhållanden och användarnas nöjdhet samt utvecklingen av nöjdheten och de stora linjerna i fråga om den.

Användaren bör ha en möjlighet att ge feedback också på annat sätt än genom enkäter. Användaren bör också veta till vem feedback och felrapporter kan skickas och till vilka åtgärder feedback leder. En bra lösning för detta är att fastighetsägaren utser en ansvarig person, såsom en fastighetsförvaltare eller disponent, som fungerar som användarens enda kontaktperson och som vidarebefordrar information. Då den ansvariga personen deltar i regelbundna arbetsmöten med dem som är ansvariga för fastighetsskötseln fungerar kommunikationen i båda riktningarna.

Det är också bra att i kommunens anvisningar informera om processen för hantering av anmälningar om olägenheter relaterade till inomhusluften.

God praxis

  • Årliga enkätundersökningar genomförs för att ta reda på användarnas nöjdhet med nivån på fastighetsförvaltningen och deras erfarenheter av lokalerna.
  • Fastighetsägaren utser en ansvarig person som användarna kan kontakta i alla frågor.