Inledande åtgärder – förutredningsfasen

I den inledande fasen är det viktigt att man snabbt bekantar sig med objektet på ort och ställe, gör observationer av situationen och identifierar och åtgärdar uppenbara fel.

Tekniska fel och skador, såsom temperaturproblem, kan skötas genom felanmälningar och serviceförfrågningar enligt fastighetsunderhållsprocessen.

För undersökning av mer diffusa olägenheter, till exempel luktproblem, behövs vanligtvis mer djupgående särskild sakkunskap än den som finns inom fastighetsskötseln. För dessa situationer är det bra om kommunen har tillgång till tillräcklig sakkunskap åtminstone om inomhusförhållanden, konstruktioners skick och fastighetsteknik (ventilation, uppvärmning, automation) redan i förutredningsfasen.

Om man tack vare åtgärderna i den inledande fasen kunnat identifiera den sannolika orsaken till olägenheten, till exempel att ventilationen eller till denna kopplad automatisk styrning inte fungerar som den ska, att temperaturinställningar behöver ändras eller att det inträffat ett akut vattenläckage, bör man genast beställa de utredningar, planeringsuppdrag och reparationer som utifrån den identifierade orsaken behövs. 

I den inledande fasen kan det också framkomma behov av ytterligare utredningar.

Det är viktigt att hålla användarna av lokalen uppdaterade om vilka åtgärder som vidtagits och planerats.

Det är en god idé att hänskjuta ärendet till inneluftsgruppen, om bedömningen av situationen visar att orsaken till problemet fortfarande är oklar, om det finns många personer med symtom eller om problemet väcker mycket oro. Även i situationer där de korrigerande åtgärderna leder till arrangemang som är omfattande och långvariga och påverkar verksamheten negativt är det bra att låta inneluftsgruppen ta hand om frågan. 

Viktigt

  • Efter en anmälan om olägenhet görs inom en överenskommen svarstid en förutredning av situationen. 

  • Förutredningen kan kräva identifiering av skador och risker inom fastighetstekniken eller byggnadstekniken samt bedömning av faktorer relaterade till inomhusförhållandena. 

  • Den som gjorde anmälan och chefen för enheten i fråga informeras om lägesbedömningen.

  • De som utför förutredningen har möjlighet att beställa utredningar och reparationer till en viss överenskommen gräns.

  • Det görs en bedömning av om ärendet behöver behandlas i inneluftsgruppen.

God praxis

  • Den som ansvarar för fastigheterna har egen specialkompetens i frågor som gäller inomhusluften, varvid det är möjligt att genast göra en sakkunnig utredning när det kommer in en anmälan om olägenhet.

  • Ramavtal med externa aktörer möjliggör utredningar och reparationer med kort varsel.