Från mottagning till skötsel och underhåll

Byggfasen avslutas med mottagning av objektet. De helheter som ska omfattas av mottagningen beaktas redan i projekteringsfasen och inkluderas i de olika parternas uppdragsavtal. Vid mottagningen följs mottagningsplanen, som kan basera sig på till exempel beställarorganisationens allmänna anvisningar. När den färdigställda byggnaden övergår i användarnas besittning ska beslut fattas om hur byggnaden ska skötas och underhållas, eventuella underhållsavtal ingås och garantitidens åtgärder organiseras. En god praxis är att dela upp mottagningen i etapper och sprida ut den över hela projektet.

Det är bra att i mottagningsfasen bjuda in underhållsorganisationen till arbetsplatsmötena, så att övergången till underhållsfasen blir smidig. Vid mottagning och underhåll av objekt har man konstaterat att frågor som gäller vattentäthet, temperatur- och ventilationsinställningar och bibehållandet av dem är särskilda riskområden. Dessa bör ägnas särskild uppmärksamhet vid mottagningen och i mottagningsplanen. Det är viktigt att de anordningar som tas emot är färdiga och rätt inställda och att underhållspersonalen får sätta sig in i dem. Beställaren bör redan i upphandlingsfasen överväga om en förlängd garanti behövs för inställningarnas del.

Vid övergången från mottagningsfasen till underhållsfasen bör bruks- och underhållsanvisningarna uppdateras för byggprojektet. Instruktionerna ska vara tydliga och underhållspersonalen ska introduceras i dem. Bruks- och underhållsanvisningarna tillhandahålls i elektronisk maskinläsbar form, så att de är lättillgängliga för användarna. Det är viktigt att uppgifterna i anknytning till utarbetandet av bruks- och underhållsanvisningarna inkluderas i parternas uppdragsavtal.