Fastighetsskötsel och -underhåll

Fastighetsägaren bör ordna med en lämplig fastighetsskötsel för sin fastighet. Målet är att nödvändig fastighetsskötsel genomförs kundorienterat, ekonomiskt och säkert. Genom en tjänst av hög kvalitet säkerställs att fastigheterna bevarar sitt värde och att arbetsförhållandena är ändamålsenliga i användningsobjekten, det vill säga i byggnadernas rum och i utomhusområdena i anslutning till byggnaderna.

Fastighetsskötseln kan utföras i egen regi eller läggas ut på entreprenad. Fastighetsskötarna bör vara utbildade och väl insatta i arbetet.

Konkreta mål sätts upp för den önskade fastighetstjänsten och kundernas behov beaktas. För detta ändamål samlar man in tekniska data om fastigheterna, bekantar sig med objektet på ort och ställe och tar reda på nuvarande nivå på fastighetsskötseln. Därefter beaktas kundens behov i fråga om fastighetsskötseln och en lämplig kvalitetsnivå fastställs för den.

Utifrån dessa åtgärder kan man därefter planera fastighetsskötseln. För olika typer av byggnader utarbetas nödvändiga servicebeskrivningar för de olika områdena av fastighetsskötseln, såsom utomhus- och inomhusarbetena, och ansvarsfördelningen för tjänsten fastställs. I servicebeskrivningen ska det gärna finnas separata instruktioner om hur man ska agera i exceptionella situationer och vid störningar. 

Kvalitetsrevisioner

Kvaliteten på fastighetsskötseln kan övervakas genom kvalitetsrevisioner. Kvalitetsindikatorer med målvärden väljs och beslut fattas om eventuella sanktioner och belöningssystem. Möten och besiktningar planeras. Kvaliteten kan mätas genom bedömning av bland annat hur tekniska system, såsom ventilation, värmesystem och byggnadsautomation, fungerar och hur man ingriper vid fel hos dem. Användning av ett system för kvalitetskontroll kräver systematisk dokumentation av de data som genereras. Vid en leverantörsrevision görs en helhetsmässig granskning av situationen i de fastigheter som tjänsteleverantören har ansvar för. Tjänsteleverantören ansvarar för att resultaten av verksamheten dokumenteras och kan utvärderas på ett tillförlitligt sätt.

Elektronisk servicebok

Ett bra förfarande är att samla allt det ovannämnda i en elektronisk servicebok. Om man använder en elektronisk servicebok genom vilken det är möjligt att begära tjänster och göra andra anteckningar blir det lättare att åstadkomma en smidig fastighetsskötsel av hög kvalitet. En fördel med detta är också att tjänsteproducentens dokumentation hela tiden är tillgänglig för alla.

Steg i processen för ordnande av fastighetsskötsel:

  1. Behov och servicenivå definieras, det vill säga en serviceplan görs upp och kvalitetskriterier fastställs. 
  2. Fastighetsskötseln konkurrensutsätts, om den inte ska utföras i egen regi. 
  3. Genomförandet av avtalet följs upp under avtalsperioden genom regelbundna möten och revisioner. 
  4. När avtalsperioden löpt ut upphör avtalet eller så förlängs avtalsperioden med eventuella optionsår. 

Viktigt

  • Frågor som inte nämns i avtalet, det vill säga frågor i det så kallade gråa området, är det bäst att diskutera på regelbundna möten.

God praxis

  • Det bör sättas upp mål för fastighetsskötseln, det vill säga man ska klart ange vad som förväntas av den. 

  • Kvaliteten på fastighetsskötseln bör övervakas, både när det gäller köpta tjänster och egen serviceproduktion. 

  • Användning av en elektronisk servicebok underlättar fastighetsskötseln och gör den smidigare. 

  • Det lönar sig att ge beröm för utmärkt fastighetsskötsel. 

  • Regelbundna arbetsmöten bör hållas med en representant för fastighetsskötseln (egen eller extern). 

Mer information

  • Toimitilakiinteistön kiinteistöhoitopalveluiden hankinta. Palvelukuvauksen laatiminen, KH X4-00459, Rakennustietosäätiö RTS, 2010. (på finska)