Kiinteistönhoito ja -huolto

Kiinteistön omistajan tulee järjestää kiinteistölleen asianmukainen kiinteistönhoito. Tavoitteena on varmistaa, että tarvittava kiinteistönhoito toteutetaan asiakaslähtöisesti, taloudellisesti ja turvallisesti. Laadukkaan palvelun avulla turvataan kiinteistöjen arvon säilyminen ja tarkoituksenmukaiset työskentelyolosuhteet käyttökohteissa eli rakennusten huonetiloissa ja rakennuksiin liittyvillä ulkoalueilla.

Kiinteistönhoito voidaan toteuttaa itse tai kilpailuttaa ostopalveluna. Kiinteistönhoitajien tulee olla koulutettuja ja hyvin perehdytettyjä.

Halutulle kiinteistöpalvelulle asetetaan konkreettiset tavoitteet huomioiden asiakkaan tarpeet. Näitä varten kerätään tekninen tieto kiinteistöistä, tutustutaan kohteeseen paikan päällä sekä määritetään kiinteistönhoitopalvelun nykytaso. Tämän jälkeen huomioidaan asiakkaan tarpeet kiinteistönhoitopalveluille sekä asetetaan kiinteistönhoitopalveluille tarkoituksenmukainen laatutaso.

Näiden toimien pohjalta voidaan suunnitella kiinteistönhoitopalvelun toteutus. Erityyppisille rakennuksille laaditaan tarvittavat palvelukuvaukset kiinteistönhoidon eri osa-alueille, kuten ulko- ja sisätöille sekä määritellään palvelun vastuunjako. Palvelukuvauksessa on hyvä olla erillinen toimintaohje poikkeus- ja häiriötilanteita varten. 

Laatuauditointi

Kiinteistönhoidon laadun toteutumista voidaan seurata laatuauditoinneilla. Laatumittarit tavoitearvoineen valitaan sekä määritellään mahdolliset sanktiot ja palkkiojärjestelmät. Pidettävät kokoukset ja katselmukset suunnitellaan. Laatua voidaan mitata arvioimalla mm. teknisten järjestelmien kuten ilmanvaihdon, lämmitysjärjestelmien ja rakennusautomaation toimintaa ja vikatilanteisiin puuttumista. Laadunseurantajärjestelmän käyttö edellyttää syntyvän tiedon järjestelmällistä dokumentointia. Toimittaja-auditoinnissa tarkastellaan palveluntuottajan vastuulla olevien kiinteistöjen tilannetta yhteensä. Palveluntuottaja vastaa siitä, että toiminnan tulokset on dokumentoitu ja luotettavasti arvioitavissa.

Sähköinen huoltokirja

Kaikki edellä mainittu on hyvä koota sähköiseen huoltokirjaan. Sähköinen huoltokirja, johon voi tehdä palvelupyyntöjä sekä muita merkintöjä helpottaa ja sujuvoittaa laadukasta kiinteistönhoitoa. Tällöin myös palveluntuottajan dokumentointi on kaikkien käytössä jatkuvasti.

Kiinteistönhoidon järjestämisen vaiheita ovat 

  1. Määritellään tarpeet ja palvelun taso eli laaditaan palvelusuunnitelma ja määritetään laatukriteerit. 
  2. Kilpailutetaan kiinteistönhoito tai toteutetaan se itse. 
  3. Sopimuksen toteutumisen seurataan sopimuskaudella säännöllisissä kokouksissa ja auditointien avulla. 
  4. Sopimuskauden jälkeen sopimus päätetään tai sitä jatketaan mahdollisilla optiovuosilla. 

Tärkeää

  • Sopimukseen kirjaamattomien asioiden eli niin sanotun harmaan alueen hoidosta sopiminen on parasta toteuttaa säännöllisissä tapaamisissa.

Hyvät käytännöt

  • Kiinteistönhoidolle tulee asettaa tavoitteet eli tulee selvittää, mitä kiinteistönhoidon odotetaan tekevän. 
  • Kiinteistönhoidon laatua tulee seurata ostopalveluissa ja myös omassa palvelutuotannossa. 
  • Sähköisen huoltokirjan käyttö helpottaa ja sujuvoittaa kiinteistönhoitoa. 
  • Erinomaisesta kiinteistönhoidosta kannattaa antaa hyvää palautetta. 
  • Säännöllisiä toimintapalavereja kannattaa pitää kiinteistönhoidon (oma tai ulkopuolinen) edustuksen kanssa. 

Lisätietoa

  • Toimitilakiinteistön kiinteistöhoitopalveluiden hankinta. Palvelukuvauksen laatiminen, KH X4-00459, Rakennustietosäätiö RTS, 2010.