Kiinteistönhoito ja -huolto

Kiinteistönomistajan tulee järjestää kiinteistölleen asianmukainen kiinteistönhoito. Tavoitteena on varmistaa, että tarvittava kiinteistönhoito toteutetaan asiakaslähtöisesti, taloudellisesti ja turvallisesti. Laadukkaan palvelun avulla turvataan kiinteistöjen arvon säilyminen ja tarkoituksenmukaiset työskentelyolosuhteet käyttökohteissa eli rakennusten huonetiloissa ja ulkoalueilla.

Kiinteistönhoito voidaan toteuttaa itse tai kilpailuttaa ostopalveluna. Kiinteistönhoitajien tulee olla koulutettuja ja hyvin perehdytettyjä.

Halutulle kiinteistöpalvelulle asetetaan konkreettiset tavoitteet, jotka huomioivat asiakkaan tarpeet. Tavoitteiden asettamista varten kerätään tekninen tieto kiinteistöistä, tutustutaan kohteeseen paikan päällä ja määritetään kiinteistönhoitopalvelun nykytaso. Tämän jälkeen selvitetään asiakkaan tarpeet ja asetetaan kiinteistönhoitopalveluille tarkoituksenmukainen laatutaso.

Kerättyjen tietojen pohjalta voidaan suunnitella kiinteistönhoitopalvelun toteutus. Erityyppisille rakennuksille laaditaan tarvittavat palvelukuvaukset kiinteistönhoidon eri osa-alueille, kuten ulko- ja sisätöille, ja määritellään palvelun vastuunjako. Palvelukuvauksessa on hyvä olla erillinen toimintaohje poikkeus- ja häiriötilanteita varten.

Laatuauditointi

Kiinteistönhoidon laadun toteutumista voidaan seurata laatuauditoinneilla. Ensin valitaan laatumittarit ja sen tavoitearvot sekä määritellään mahdolliset sanktiot ja palkkiojärjestelmät. Myös pidettävät kokoukset ja katselmukset suunnitellaan. Laatua voidaan mitata arvioimalla muun muassa teknisten järjestelmien, kuten ilmanvaihdon, lämmitysjärjestelmien ja rakennusautomaation, toimintaa ja vikatilanteisiin puuttumista.

Laadunseurantajärjestelmän käyttö edellyttää syntyvän tiedon järjestelmällistä dokumentointia. Toimittaja-auditoinnissa tarkastellaan palveluntuottajan vastuulla olevien kiinteistöjen tilannetta kokonaisuudessaan. Palveluntuottaja vastaa siitä, että toiminnan tulokset on dokumentoitu ja ne voidaan arvioida luotettavasti.

Sähköinen huoltokirja

Kaikki kiinteistön hoitoon ja huoltoon liittyvät toimenpiteet on hyvä koota sähköiseen huoltokirjaan. Sähköinen huoltokirja, johon voi tehdä palvelupyyntöjä sekä muita merkintöjä, helpottaa ja sujuvoittaa laadukasta kiinteistönhoitoa. Tällöin myös palveluntuottajan tekemä dokumentointi on jatkuvasti kaikkien käytössä.

Kiinteistönhoidon järjestämisen vaiheet 

1. Määritellään tarpeet ja palvelun taso eli laaditaan palvelusuunnitelma ja määritetään laatukriteerit. 
2. Kilpailutetaan kiinteistönhoito tai toteutetaan se itse. 
3. Sopimuksen toteutumista seurataan säännöllisissä kokouksissa ja auditointien avulla. 
4. Sopimuskauden jälkeen sopimus päätetään tai sitä jatketaan mahdollisilla optiovuosilla.