Vika- ja haittailmoitukset

Vika- ja haittailmoitukset ja niiden käynnistämät toimet ovat tärkeitä, jotta sisäilmastohaittoihin voidaan puuttua mahdollisimman varhain. Niiden käsittelyä varten tulee olla hyvät ohjeet ja tietyt vastuuhenkilöt. Selkeä ja matalan kynnyksen prosessi ilmoitusten tekemisessä nopeuttaa selvitysten aloittamista ja myös lisää käyttäjien tyytyväisyyttä sekä tiloihin että niiden ylläpitoon. Vika- tai haittailmoitus tulisi käsitellä sovitun vasteajan puitteissa ja riittävällä asiantuntemuksella. Asiantuntemustarve voi vaihdella haitan ja sen syyn perusteella.

Vika- ja haittailmoitukset tehdään usein sähköisellä järjestelmällä kiinteistönomistajan edustajalle, esimerkiksi kiinteistöpalvelulle. Muun muassa toimenpiteiden seurantaa varten on tärkeää, että ilmoituksen jättäminen tallentuu, muun muassa toimenpiteiden seurantaa varten.

Hyvä käytäntö on, että ilmoituksen viasta tekee kohteen esimies tai vastuuhenkilö, tai ilmoitus välitetään heille tiedoksi. Ilmoitus toimitetaan kiinteistön ylläpidosta vastavalle taholle. Tarpeen mukaan ilmoitus välitetään myös muille, joita asia koskee. Ilmoituskäytäntöjen tulee olla niin joustavia, että kuka tahansa voi tarvittaessa tehdä ilmoituksen. Jos ilmoittaja kokee oireita, tulee niistä olla tarvittaessa yhteydessä terveydenhuoltoon.

Ilmoituksen syyt voivat vaihdella yksinkertaisista teknisistä vioista ja toimintahäiriöistä oireiluun ja hyvinkin epämääräisiin havaintoihin erityyppisistä haitoista: 

1. Teknisistä vaurioista ja vioista (esim. lämpötilaongelma tai vesivuoto) ilmoitetaan vikailmoituksella tai palvelupyynnöllä kiinteistönhuoltoon ja tarvittaessa muille vastuussa oleville tahoille. 
2. Kun epäillään olosuhdehaittaa tai epäpuhtauslähdettä (tunkkainen ilma, haju tai tiloihin liitetty oireilu) ilmoitetaan kiinteistönomistajalle ja toiminnanharjoittajalle tai esimiehelle sekä muille asianosaisille haitta- tai sisäilmastoilmoituksella sovitun käytännön mukaisesti. 

Kiinteistöpalvelun tulee kuitata ilmoitus vastaanotetuksi ilmoituksen lähettäjälle mahdollisimman pikaisesti. Ilmoituksen lähettäjälle on myös hyvä kertoa, mihin toimenpiteisiin ilmoitus johtaa, ja antaa aikatauluarvio toteutuksesta. Vian tai epäkohdan korjaamisen jälkeen on tärkeää tiedottaa tehdyistä toimenpiteistä.

Jos ilmoitettu ongelma ei poistu ylläpidon toimenpitein, tulee asian selvittämistä jatkaa siten, että  sisäilma-asiantuntija koordinoi selvitystyötä. Laaja-alaiset ja monitahoiset sisäilmaongelmat on syytä käsitellä moniammatillisessa sisäilmastotyöryhmässä, joka arvioi lisäselvitysten ja -tutkimusten tarpeen. Sisäilmaongelmatilanteen selvittämisen ja tarvittavien korjaustoimenpiteiden edetessä on tärkeää  tiedottaa käyttäjille muun muassa aikataulusta ja prosessin vaiheista. Korjaustoimenpiteiden jälkeen on tärkeää seurata ja valvoa toimenpiteiden onnistumista.