Vika- ja haittailmoitukset

Vika- ja haittailmoitusten tekeminen ja niiden käynnistämät toimet ovat tärkeässä roolissa varhaisessa puuttumisessa sisäilmahaittoihin. Niiden käsittely tulee ohjeistaa ja vastuuttaa. Selkeä ja matalan kynnyksen prosessi ilmoitusten tekemisessä nopeuttaa selvitysten aloittamista ja myös lisää käyttäjien tyytyväisyyttä sekä tiloihin että niiden ylläpitoon. Vika- tai haittailmoitus tulisi käsitellä sovitun vasteajan puitteissa ja asian suhteen riittävällä asiantuntemuksella. Asiantuntemustarve voi vaihdella haitan ja sen syyn perusteella. 

On tärkeää, että ilmoitukset tehdään kirjallisesti, jotta niistä jää dokumentti mm. toimenpiteiden seurantaa varten. Ilmoitus voidaan tehdä esimerkiksi sähköisellä järjestelmällä kiinteistön omistajan edustajalle. Hyvä käytäntö on, että ilmoituksen tekee kyseisen kohteen esimies tai vastuuhenkilö tai vähintään ilmoitus välitetään näille tiedoksi sekä tarpeen mukaan myös muille jota asia koskee. Ilmoituskäytäntöjen tulee olla niin joustavia, että kuka tahansa voi tarvittaessa tehdä ilmoituksen. Jos ilmoittaja kokee oireita, tulee niistä olla tarvittaessa yhteydessä terveydenhuoltoon. 

Ilmoituksen syyt voivat vaihdella yksinkertaisista teknisistä vioista oireiluun ja hyvinkin epämääräisiin havaintoihin erityyppisistä haitoista: 

  1. Teknisistä vaurioista ja vioista (esim. lämpötilaongelma tai vesivuoto) ilmoitetaan vikailmoituksella tai palvelupyynnöllä kiinteistönhuoltoon ja tarvittaessa muille vastuussa oleville tahoille. 
  2. Epäiltäessä olosuhdehaittaa tai epäpuhtauslähdettä (tunkkainen ilma, haju tai tiloihin liitetty oireilu) ilmoitetaan kiinteistön omistajalle ja toiminnanharjoittajalle tai esimiehelle sekä muille asianosaisille haitta- tai sisäilmailmoituksella sovitun käytännön mukaisesti. 

Ilmoituksen vastaanottamisesta annetaan aina pikaisesti palaute ja siihen liitetään tieto siitä, mihin toimenpiteisiin ilmoitus johtaa ja aikatauluarvio.

 

Kuva. Esimerkki vika- ja haittailmoitusten käsittelyprosessista

 

Tärkeää

  • Vika- ja haittailmoituksen tekeminen on ohjeistettu ja tiedotettu organisaatiossa.
  • Ilmoituksen vastaanottaminen on vastuutettu selkeästi tietyille tahoille.
  • Tieto ilmoituksesta tulee aina kohteen esimiehelle tai esimies tekee ilmoituksen.
  • Ilmoituskäytäntö on joustava siten, että kuka tahansa voi tehdä ilmoituksen ja se myös käsitellään.
  • Ilmoitus käsitellään pikaisesti ja riittävällä asiantuntemuksella sekä Ilmoituksen vastaanottamisesta annetaan aina myös palaute.

Hyvät käytännöt

  • Sisäilmailmoitukset ohjautuvat yhdelle taholle, joka välittää yhteydenotot organisaatiossa oikeille tahoille, (esim. kiinteistömanageri)
  • Sähköinen järjestelmä, jonka kautta tieto kulkee suoraan kaikille asianosaisille ja dokumentoituu.