Viestintä ja viestintäsuunnitelma

Viestinnän periaatteet ja se, kuka viestii, tulee suunnitella ja sopia etukäteen. Sisäilmastohaittoihin liittyvässä viestinnässä ei ole kysymys pelkästä tiedon välittämisestä vaan vastavuoroisesta tietojen, näkemysten ja kokemusten vaihtamisesta. Kaikkien osapuolten tulee saada äänensä kuuluviin ja myös tuntea tulevansa kuulluiksi.

Sisäilmaongelman ratkaisun etenemisestä kannattaa viestiä säännöllisillä tiedotteilla. Tiedotteiden on hyvä olla selkokielisiä. Tiedotteiden laatimisessa kannattaa pohtia, mitä tietoja kiinteistön eri käyttäjäryhmät tarvitsevat. Tiedotteiden laatimisessa kannattaa hyödyntää samaa laajaa asiantuntijoiden kokoonpanoa kuin sisäilmastotyöryhmissä.

Lisäksi kannattaa järjestää tiedotustilaisuuksia. Tiedotustilaisuudet ovat välttämättömiä silloin, kun tilan käyttäjät osoittavat huolta ja epäluottamusta tilojen turvallisuutta ja terveellisyyttä kohtaan, ja on tarvetta vuoropuhelulle. Näissä tilanteissa sisäilmastoasioiden hoitamisesta on saattanut syntyä väärinkäsityksiä ja on tarve rakentaa yhteistä ymmärrystä. Tiedotustilaisuuksissa onkin tämän vuoksi hyvä, että ulkopuolinen asiantuntija käy esimerkiksi läpi tehdyt tutkimukset ja vastaa kysymyksiin.

Luottamusta sisäilmatilanteiden selvittämiseen luovat ensisijaisesti hyvä prosessin hoito ja hallinta: viestinnällä nämä tehdään näkyviksi. Jos teot kertovat toista, sanoihin ei enää luoteta. Viestinnän yksi tavoite onkin luottamuksen rakentaminen ja ylläpitäminen tilan käyttäjien ja sisäilmatilannetta hoitavien välillä. 

Viestinnän suunnittelussa huomioitavaa

• Miten saada tilan käyttäjien havainnot ja kokemukset tiedoksi sisäilmatilannetta selvittäville? 
• Mistä asioista, missä vaiheessa ja millä tavalla tietoa tulee välittää tilan käyttäjille? 
• Miten vahvistaa asiaa hoitavien sisäistä tiedonkulkua ja viestintää? 
• Miten huomioida ulkoinen viestintä ja tiedotusvälineet?