Vinkit kunnista
Systemaattinen ja ennakoiva työskentely on vähentänyt sisäilmaongelmia merkittävästi Espoossa

Espoossa muodostettu moniammatillinen tarkastusryhmä, sisäilmatilanteen kokonaiskuvaa kartoittava Tilanneseinä, tilojen käyttäjien kanssa työskentelevä asiakastiimi ja ongelmatilanteiden Menettelytapaohje ovat tehneet sisäilma-asioiden parissa työskentelystä järjestelmällistä ja sujuvaa. Sisäilmaan liittyvien palvelupyyntöjen määrä on pudonnut reilusti ja kriittisiä ongelmakohteita havaitaan yhä harvemmin.

Tervehdys Espooseen! Keitä olette, mitä teette työksenne?

Maija Lehtinen, toimin Espoon kaupungin Tilapalvelut-liikelaitoksen toimitusjohtajana.

Taneli Kalliokoski, toimin Espoon kaupungin Tilapalvelut-liikelaitoksessa palvelutuotantopäällikkönä.

Miten menee?

Tilanne Espoossa on sisäilma-asioiden osalta rauhallinen. Sisäilmapalvelupyyntöjen määrä on laskenut merkittävästi. Korona ajan ja loman jälkeen vain muutamista kohteista on tullut käyttäjiltä sisäilmapalvelupyyntöjä.

Mitkä ovat teidän hyvät käytäntönne sisäilma-asioissa ja miten ne käytännössä toteutetaan?

Olemme muodostaneet moniammatillisen ryhmän, jota kutsumme tarkastusryhmäksi. Tarkastusryhmään kuuluu eri alojen asiantuntijoita. Nämä ovat rakennustekninen asiantuntija, LVI-asiantuntija, talotekninen asiantuntija, kiinteistönhoidon asiantuntija ja automaatioasiantuntija. Tarkastusryhmä menee paikalle kaikkiin kohteisiin, joissa kiinteistönhoidon toimenpiteillä ei ole pystytty ratkaisemaan sisäilmailmoituksessa esille tuotuja ongelmia. Rakennus käydään läpi laaja-alaisesti ja tarkastuksen yhteydessä tehdään kaikki ne toimenpiteet, jotka pystytään tekemään välittömästi tilanteen korjaamiseksi. Tarkastusryhmä ohjeistaa myös kiinteistönhoitoa tarvittavista muutoksista mm. toimintamalleihin. Jokaisesta tarkastuskäynnistä laaditaan raportti, joka käydään läpi useista asiantuntijoista koostuvassa kokouksessa. Tarkastusryhmä tekee myös ennakkotarkastuksia sovitun kriteeristön perusteella valittuihin kohteisiin tilanteessa, jossa käsiteltävänä ei ole käyttäjien tekemiä sisäilmapalvelupyyntöjä. Tarkastusryhmän havaintojen pohjalta tehdään myös korjaussuunnittelua ja korjaustoimenpiteitä.

Olemme järjestäneet kerran kuukaudessa tilaisuuden, jota kutsumme Tilanneseinäksi. Tilanneseinään osallistuvat kaikki sisäilmakohteiden korjauksista ja muusta toiminnasta vastaavat, jotka raportoivat oman osa-alueensa tilanteen kohteittain. Tarkoituksena on ensinnäkin luoda kattava kokonaiskuva sisäilmatilanteesta. Tilaisuus tuottaa myös materiaalin, jonka avulla sisäilmatilanteesta voidaan raportoida mm. luottamushenkilöille. Tilanneseinä on ollut käytössä reilun kolmen vuoden ajan ja on kehittynyt koko ajan. Myös raportointia on kehitetty, ja sitä on pystytty hyödyntämään sekä sisäisessä että ulkoisessa viestinnässä.

Olemme palkanneet kaksi projektipäällikköä, joiden tehtävänä on koordinoida ja johtaa erityisen vaativien sisäilmakohteiden prosessin sujuva valmiiksi saaminen. Projektipäälliköt ohjaavat kokonaisuutta ja huolehtivat myös viestinnän ajantasaisuudesta eri osapuolille.

Myös uudehko asiakastiimi, jossa on mukana kolme asiakaspäällikköä ja kehityspäällikkö, on lisännyt yhteistyötä ja keskustelua kohteiden käyttäjien kanssa sekä parantanut asiakastyytyväisyyttä. Asiakaspäälliköt tapaavat eri toimialojen ja tulosyksiköiden henkilöstöä ja kuuntelevat ja vievät tietoa käyttäjille päin. Näin saamme heti tietoa uuden hankkeen tai korjauksen vaikuttavuudesta ja käyttäjän tyytyväisyydestä tehtyyn hankkeeseen.

Espoossa on käytössä Menettelytapaohje, joka määrittää toimintamallit sisäilmaan liittyvissä ongelmatilanteissa. Menettelytapaohjeessa on mm. määritelty vastuut eri tahoille sekä määritelty koko prosessi alkaen siitä, että sisäilmaongelma havaitaan ja päättyen siihen, että mahdollisten korjausten jälkeinen seuranta on voitu päättää. Menettelytapaohjetta on päivitetty havaintojen ja käytännön kokemusten pohjalta. Erityisesti keskiössä on ollut tavoite välttää prosessin katkeaminen ja sujuva tiedonsiirto eri vaiheissa.

Miten hyvät käytännöt näkyvät kunnan arjessa?

Kriittiset ongelmakohteet ovat vähentyneet, hätäväistöjä ei ole ollut viimeisen kahden vuoden aikana.  Yhteistyö ja avoimuus käyttäjien kanssa on parantunut merkittävästi. Tieto ja palaute liikkuvat paremmin kuin ennen.

Mikä on ollut tärkeää onnistumisen kannalta?

Kohteiden erilaiset tilanteet huomioidaan toimenpiteitä arvioitaessa. Kriisiytyneissä tilanteissa toimenpiteet aloitetaan heti ja mitoitetaan maksimaalisesti. Tämä tuo työrauhan ja mahdollistaa toiminnan jatkumisen kohteessa.

Millainen muutos on tapahtunut verrattuna aikaan, jolloin edellä mainitut toimintatavat eivät olleet käytössä?

Sisäilmapalvelupyyntöjen määrä on vähentynyt murto-osaan aikaisemmista määristä. Hätäväistöjä ei ole enää ollut. Kriisitilanteitakaan ei ole enää ollut. Työstä on tullut systemaattisempaa.

Mitä terveisiä lähettäisitte muille kunnille?

Sisäilmapalvelupyyntöihin kannattaa reagoida nopeasti ja käynnistää välittömästi yhteistyö käyttäjien edustajien kanssa. Ennakoiva työ kaikilla tasoilla on välttämätöntä ja parantaa tiedon kulkua merkittävästi.

Lisätietoja: toimitusjohtaja Maija Lehtinen, Espoon kaupungin Tilapalvelut-liikelaitos, maija.lehtinen[at]espoo.fi ja palvelutuotantopäällikkö Taneli Kalliokoski, Espoon kaupungin Tilapalvelut-liikelaitos, taneli.kalliokoski[at]espoo.fi

Vinkit kunnista -juttusarjassa esitellään kuntien hyviä käytäntöjä sisäilmatilanteiden hoitamisessa. Jos kunnastasi löytyy sisäilma-asioiden hyvä käytäntö, ilmianna itsesi: terveet-tilat(at)vnk.fi. Jaamme tietoa mielellämme eteenpäin. Laitetaan hyvä kiertämään!